¿Por qué Su Negocio Debería Ir Sin Papel?

Why Your Business Should Go PaperlessPor qué su negocio debería funcionar sin papel. Foto de rawpixel.comdePexels

¿Sabía que hasta el 50% de los residuos de las empresas son de papel? Para cualquiera que busque ser rentable, el desperdicio no debe estar en su vocabulario.

A pesar de saber esto y de tener acceso a tecnología que minimiza el uso de papel, muchas empresas están teniendo problemas con el uso de papel. Sin embargo, la ausencia de papel le ayudará a reducir el desperdicio en la oficina, ahorrar tiempo y almacenar documentos importantes de forma más segura para garantizar que no sólo mantiene la información crítica alejada de ojos no autorizados, sino que también cumple con las normas de seguridad de los datos.

Aquí está lo que usted necesita saber acerca de los negocios que van sin papel.

Contenido

  • ¿Vale la pena?
  • Yendo sin papeles: Cómo hacerlo

    • 1. Incorpore el Almacenamiento de Documentos sin Papel
    • 2. Reuniones sin papel
    • 3. Comunicación electrónica
    • 4. Utilizar escáneres y aplicaciones de escáner
    • 5. Recibos digitales
    • 6. Equipo de eficiencia energética
    • 7. Equipo menos costoso
  • Ventajas de no utilizar papel

    • Accesibilidad mejorada
    • Seguridad mejorada
    • Mejor servicio al cliente
    • Productividad mejorada
    • Flexibilidad mejorada
    • Ahorro de costes

¿Vale la pena?

Como se mencionó anteriormente, alrededor del 50% de los residuos de una empresa son papel. Por lo tanto, al no utilizar papel, estará reduciendo su impacto en el vertedero local. Además, llevar a cabo una operación sin papel ayuda a apoyar los esfuerzos que respetan el medio ambiente, como la conservación del agua, ya que se necesitan unos 3 galones de agua para hacer una sola hoja de papel.

Desde el punto de vista financiero, la renuncia al uso de papel le ahorrará muchos costes. Considere esto, el típico oficinista en Estados Unidos usa hasta 10,000 hojas de papel cada año. Además, los costes de sustitución de los cartuchos de tinta negra tres veces al año para una sola impresora oscilan entre 60 y 120 dólares, y entre 75 y 160 dólares para los cartuchos de color. Ahora agregue los costos de los artículos de papelería asociados, como los bolígrafos, y podrá ver que son gastos que no necesita.

Yendo sin papeles: Cómo hacerlo

Decidir no usar papel no significa dejar de fumar de golpe; se necesita una estrategia. Puede empezar por elegir uno o todos los siguientes consejos y ponerlos en práctica antes de pasar a otros. Aquí hay algunos consejos para ayudarle a empezar:

1. Incorpore el Almacenamiento de Documentos sin Papel

De esto se trata la nube. Permite el almacenamiento seguro de documentos sin papel para archivos y documentos importantes. Además de garantizar que ya no tenga que utilizar papel, este tipo de almacenamiento permite compartir archivos de forma más eficaz entre el personal y los clientes, a la vez que elimina los costes del servicio de fax y correo. Además, como la utilización de la nube significa almacenamiento de archivos fuera del sitio, puede estar tranquilo sabiendo que tiene control total sobre quién tiene acceso a los documentos de su empresa.

2. Reuniones sin papel

En lugar de distribuir folletos impresos durante las reuniones, comience a utilizar la tecnología de intercambio de información. Todo lo que necesita es un cable HDMI básico para proyectar presentaciones de diapositivas desde su ordenador. Una vez finalizada la reunión, puede compartir la presentación con los miembros por correo electrónico o en la nube.

3. Comunicación electrónica

Si usted todavía está enviando cartas por correo postal, es hora de que cambie de estrategia y comience a utilizar el poder del correo electrónico. Los correos electrónicos son un medio de comunicación más efectivo ya que llegan al destinatario de forma instantánea, lo que garantiza una respuesta más rápida. Además, usted permanece con copias de la comunicación en su dispositivo.

También puede utilizar mensajes de texto al enviar notas. Otro consejo sería optar por la facturación sin papel para todas sus facturas de servicios públicos. Además, utilice calendarios electrónicos para programar llamadas y reuniones.

4. Utilizar escáneres y aplicaciones de escáner

Así que, en sus esfuerzos por reducir el uso de papel, ¿qué hace con los documentos en papel existentes? Una buena idea sería escanearlos en formato PDF y luego subirlos a la nube. Para ello, puede utilizar un escáner de impresora o instalar una aplicación de escaneo en su dispositivo inteligente. No deje nada al azar, destruya todos los documentos en papel después de subirlos. Si usted insiste en tener esas copias impresas, entonces póngalas en una caja de seguridad en un lugar de almacenamiento externo.

5. Recibos digitales

Si está dirigiendo una empresa que ofrece a sus clientes recibos en papel, como salones de belleza y restaurantes, considere la posibilidad de cambiar a un formato digital. Los clientes estarán especialmente agradecidos ya que un recibo digital no se desvanecerá con el tiempo, dejando al cliente sin pistas sobre esa transacción. Esto sólo añade a su reputación de servicio al cliente. Además, no tendrá que gastar en tinta y papel.

6. Equipo de eficiencia energética

A pesar de todas sus ventajas, el único inconveniente potencial de la ausencia de papel es que la oficina puede empezar a utilizar más energía, ya que leerá los documentos a través de dispositivos electrónicos. Esta es la razón por la que debe considerar invertir en eficiencia energética a través de impresoras de bajo consumo, instalando iluminación LED, así como otros equipos de ahorro de energía.

7. Equipo menos costoso

Como se mencionó anteriormente, el hecho de no utilizar papel probablemente signifique que usted tendrá que comprar nuevos dispositivos electrónicos, y puede ser costoso. Por lo tanto, se recomienda que alquile equipo costoso para ayudarle a ahorrar en los costos iniciales, así como en los costos de reparación y mantenimiento.

Beneficios de Going Paperless

Accesibilidad mejorada

El almacenamiento digital permite compartir archivos fácilmente entre su personal y los empleados. Esto se debe a que una búsqueda electrónica le permite localizar sus documentos desde cualquier parte del mundo, ya que tiene Internet.

Seguridad mejorada

El gobierno se está volviendo más estricto en cuanto a la forma en que se manejan los datos de los consumidores. Los documentos físicos tienden a caer en las manos equivocadas. Por eso es necesario que los convierta en documentos digitales y los almacene en servidores externos seguros.

Esto no sólo facilita el manejo de los datos, sino que también asegura que usted esté en línea con las directrices de cumplimiento de la CCPA. Estas directrices dictan cómo se deben manejar los datos de los consumidores.

Mejor servicio al cliente

El tratamiento de los documentos digitales permite un servicio al cliente más eficaz, ya que se puede acceder a todos los datos relevantes sin problemas.

Productividad mejorada

Su personal dejará de perder tiempo manejando e imprimiendo documentos físicos y en su lugar dirigirá ese enfoque hacia tareas más productivas.

Flexibilidad mejorada

Puesto que tendrá todos sus datos guardados en línea, usted y sus empleados no tendrán que trabajar en la oficina principalmente. Menos personas en la oficina significa menores costos de energía.

Ahorro de costes

Como se mencionó anteriormente, usted podrá ahorrar significativamente en los costos asociados con el manejo del papel. Esto incluye los costos de papelería, impresora y tinta.

La renuncia al uso de papel es una de las formas más fáciles de promover los esfuerzos de conservación del medio ambiente. Además, añade una capa de seguridad a sus datos porque usted obtiene el control total de quién puede acceder a qué documentos. Los ahorros de costos que usted hace son sólo una ventaja adicional. Utilice los consejos de arriba si está buscando una solución sin papel.

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